Muito se fala de métodos de organização para itens físicos, tais como documentos, mesas, vestimentas, ferramentas e máquinas, porém pouco avaliamos a nossa capacidade de organização digital
Na maioria das vezes a empresa onde trabalhamos já possui regras e a ordem já está “ditada” dentro do servidor. Há os impedimentos de uso de softwares não homologados pela companhia e os preceitos impostos pelo departamento de TI.
Mas como podemos lidar com a “enxurrada” digital no âmbito pessoal ou quando temos um negócio que ainda não comporta um departamento de TI?
Nos atendimentos que eu faço, gosto de dividir o problema por partes. Primeiro investigando quais os empecilhos do cliente em lidar com a tecnologia e quais são os hábitos já praticados no off-line quando o quesito é organização. Assim consigo ter em mente o tamanho do desafio.
Também sugiro começar um exercício off-line, principalmente na mesa de trabalho! Organize:
- itens de uso diário - deixar próximo na mesa de trabalho;
- itens que consulto ou uso às vezes - posicionar no armário ou arquivo próximo da estação de trabalho;
- itens que raramente uso, mas que são importantes - posicionar no arquivo “morto” ou em sala destinada para aqueles documentos importantes que não podem ser descartados;
- itens que nunca uso - avaliar possibilidade de descarte.
Assim o cliente aprende de forma prática o conceito que deve levar para o “mundo” virtual.
O conceito é oriundo do Lean. Para quem veio de uma família oriental como a minha, é uma forma praticada em todos os ambiente da casa desde a infância. Um jeito de agir e pensar construído pelo hábito.
No digital, não é diferente. A prática dos atendimentos, me levou a uma lista de aplicativos o qual compartilho com vocês. Não é uma regra, mas pode ser um bom caminho!
Todos os aplicativos citados são para organização: o primeiro para tempo, o segundo para arquivos e documentos e o terceiro para que o conhecimento não fique só no âmbito mental.
Para todos, vale a mesma orientação de organização listada no início deste texto!
Agenda: Para quem está começando indico o aplicativo do Google, além de ser simples e objetivo é:
- gratuito;
- compartilha agenda com parceiros e colegas de trabalho;
- integrável com a maioria dos aplicativos;
- múltiplas agendas;
- visual, principalmente se usar cores para identificar cada tipo de agenda.
Drive: Para quem quer organizar documentos, imagens, vídeos, desenhos, planilhas. Por que indico?
- acesso a 15GB no gratuito;
- possibilidade de acessar os documentos de qualquer lugar e dispositivo conectado à internet;
- é possível “baixar” o aplicativo no desktop e assim trabalhar de forma mais confortável, mantendo as informações sincronizadas com a nuvem;
- backup automático;
Evernote: Para quem quer “montar” um banco do conhecimento
- possui versão gratuita;
- captura imagens e texto direto da web;
- pesquisa por texto em imagens;
- possibilidade de criação de tags para identificar os registros;
- partilha de notas de forma pública ou para pessoas específicas.
Vale a pena! No final você vai perceber que a conquista do tempo está diretamente ligado à qualidade de vida!
Abraços e até o próximo texto!
