Gerenciamento de processos: o que é, como fazer e mapear

9/10/2018 • por meuSucesso .com

O primeiro passo em um mapeamento de processos é envolver todos aqueles que trabalham na execução deles. Ou seja: colaboradores, fornecedores, clientes e supervisores.

O gerenciamento de processos é, de forma brevemente resumida, uma metodologia utilizada para identificar e entender o funcionamento de uma empresa, além de possibilitar a geração de soluções mais práticas e seguras para o negócio. Afinal, gestores sabem que empresas são formadas por milhares de processos e todos, sem exceção, devem ser muito bem gerenciados.

O gerenciamento de processos serve, portanto, para identificar quais processos estão sendo efetivos e quais não estão. Assim é possível enxergar os processos que ainda precisam ser melhorados. Na prática, o mapeamento de processos organiza todos os passos-chave para que a empresa funcione de maneira adequada. A consequente otimização desses processos é essencial para o seu crescimento, principalmente em momentos de crise.

Então, como mapear?

Para mapear os processos é preciso pensar estrategicamente no fluxo de informações daquele processo. Aqui, cada processo deve ser mapeado individualmente. O objetivo disso é eliminar tarefas desnecessárias, reduzir os atrasos ou retrabalhos, esclarecer os papéis dentro do processo, reduzir custos e automatizar rotinas, ter maior controle e monitoramento, além de conseguir melhor satisfação e resposta do cliente quanto ao produto/serviço entregue.

O primeiro passo em um mapeamento de processos é envolver todos aqueles que trabalham na execução deles. Ou seja: colaboradores, fornecedores, clientes e supervisores.

O mapeamento pode ser feito através de entrevistas, questionários, reuniões, observações de campo, coleta de evidências e análise de documentos e relatórios existentes.

Nele, é importante responder questões como: Quais são as entradas e as saídas do processo? Quais são as metas estabelecidas? Quais são os problemas enfrentados? Existem métricas utilizadas? Quais são os riscos? Qual a importância desse processo? Por que ele existe? Qual a funcionalidade desse processo? Onde o processo é executado? Onde ele é planejado e avaliado? Quando o processo foi planejado? Está sendo executado? Quando e em quanto tempo é executado? Quem são os clientes? Quem são os fornecedores? Quem realiza o gerenciamento desses processos? Quem executa?

Através das respostas obtidas já é possível fazer o mapeamento. Assim, basta organizar as informações e obter um direcionamento adequado conforme as questões problemáticas da empresa. Você pode obter mais dicas sobre como fazer um mapeamento de processos de forma detalhada.

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